AUDITORIA DE SISTEMAS BANCARIOS
PRESENTACION
Este modulo auxiliará a la total agudeza de una de las ramas
importantes de la profesión contable, como es la auditoría sistemas bancarios.
Los conceptos difundidos en esta publicación no son determinantes, el alumno
tiene que dar un toque en las diversas fuentes bibliográficas y en la red de
redes: Internet, para ampliar sus nociones sobre los temas que comprende este
Modulo de la auditoría sistema Bancario.
INTRODUCCION
El estudio que se hará a continuación tendrá como finalidad dar una
visión más amplia y clara sobre los programas de auditoría, en este caso más
especialmente sobre Efectivo, valores y títulos negociables. Iniciando por la
auditoría de caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y desembolsos
(operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de
caja y bancos).
PROPOSITO PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE APLICACIÓN
Este Manual será utilizado como apoyo importante al adelanto
de la asignatura Auditoría Financiera, en algunos casos será estudiado
previamente por indicación del profesor, lo que permitirá el análisis y
querella colectivo del tema leído; en otros casos, esgrimirá para una lectura que complemente
las explicaciones recibidas durante las sesiones de aprendizaje. Esta lectura
será tolerante y deberá utilizar las técnicas de estudio que se propone en uno
de los temas desarrollados
También deberás resolver las puntos planteadas en la
autoevaluación al final de cada tema. Si tuvieras dificultad consulta a tu
profesor o efectúa investigaciones puntuales.
CONTENIDOS
1)
Generalidades
2)
Objetivos del Auditor
3)
Desfalcos
a)
Interceptación
b)
Sustracciones
c)
Desviaciones
d)
Distorsiones
4) Encubiertas
a)
Temporales
b)
Permanentes
5) Registros y Funciones
6) Cobros
7) Desembolsos
a) Saldos de Caja y Bancos
8) Procedimientos de Auditoria
9) Desembolsos
a)
Saldos de Caja y Bancos
10)
Desgloses
11)
Controles Administrativos
12)
Áreas de Control Administrativo
13) Oobjetivos de los auditores en el examen de la caja.
14) Control interno de las
transacciones por caja.
15) Control interno sobre ventas
en efectivo
a) Control interno sobre los
desembolsos en efectivo.
16) Control interno sobre las
sucursales.
17) El control interno y la
computadora
18) Papeles de trabajo para la
auditoría de la caja
a) Programa de Auditoria para la Caja
19) Valores, otras
inversiones y su rendimiento
20) Objetivos de los auditores al
examinar los valores
21) El control interno sobre los
valores
a) Programa de auditoria para
valores
b) Otras Inversiones.
22) Conclusiones
23) Definición de auditoria
interna
24) Objetivos y tareas de la función de auditoria interna
25) Principios de auditoria
interna
26) Control interno
a) Definición
27) El control interno en el marco de la empresa
o institución
28) Limitaciones de un sistema de control interno
29) Control interno administrativo y control
interno contable
30) Los intercambios y los estados contables
31) Sistema de control interno y los intercambios
32) Conciliación bancaria
ÈXITOS
AUDITORIA SISTEMA
BANCARIOS
GENERALIDADES
Se observará que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de
auditoría para la verificación de la adecuación y validez de las operaciones en
efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes. Excepto cuando sea
necesario, no se estudiará el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras
cuentas. En forma general se estará enfocando hacia una organización comercial
cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar con
carácter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin ánimo de
lucro.
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y
bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra:
1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la mayoría de
las organizaciones a través depósitos y desembolsos para todas las demás
cuentas de bancos se suelen efectuar a través de la cuenta general.
2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se mantiene una
cuenta de nómina con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una
cuenta bancaria separada. Los únicos depósitos que se efectúan en esta cuenta
son el importe líquido a percibir por los empleados, de forma periódica, y los
únicos desembolsos son los cheques de pago, a los mismos. Una cuenta fija puede
mejorar los controles internos y reducir también el tiempo necesario para
conciliar las cuentas bancarias.
3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo que se
emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad
al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo,
manteniendo una cantidad mínima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se reembolsa
periódicamente.
OBJETIVOS DEL AUDITOR.
Los objetivos del auditor variarán dependiendo de su papel y de la
finalidad del examen, el auditor ajustará el alcance de las transacciones de
las que él se ocupará personalmente. También se establecerán los procedimientos
específicos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicación.
El objetivo del auditor independiente que efectúa una auditoria de caja
y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al
contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos. Esto deberá ser
consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisión de su
opinión sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia
suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de
efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con
terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta
entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado
en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos
retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro
(depósitos permanentes, certificados de depósito a largo plazo, etc.).
Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de auditoria del
efectivo consiste en establecer una correspondencia entre los procedimientos de
auditoria propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto
grado de seguridad la adecuación y validez de dichas operaciones, lo que es
consistente con su papel como pieza importante de los controles de dirección de
una organización.
El objetivo del auditor del gobierno serán determinar con un cierto
grado de seguridad la adecuación y validez de las operaciones y cuentas de caja
y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de una agencia
independiente o de una rama de dirección de una agencia.
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la
adecuación y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuación y
validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no
existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y
bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. Por
lo tanto, resultaría útil su posible clasificación a la hora de considerar las
posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoria.
Los errores consideran que se producen sin intención, mientras que las
irregularidades se producen intencionadamente. Puesto que es más difícil
prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la consideración del
control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que
posibles irregularidades pueden producirse afecta también a los errores.
Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y
bancos y a sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su
ejecución, de la siguiente forma:
DESFALCOS
• Interceptación: efectuar
cobros antes de que éstos se registran (por ejemplo, ventas al contado o cobros
de cuentas a cobrar no registrados).
• Sustracciones hacerse con
una cantidad en efectivo después de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse
de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos
o cuentas bancarias).
• Desviaciones hace que un
desembolso que en principio es legítimo se desvíe de su destino
correspondiente.
Distorsiones: modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.
Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos
pueden clasificarse también según las posibilidades de encubrimiento y la
situación resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:
Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son inferiores a
las cifras registradas.
ENCUBIERTAS
• Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados
para hacer que coincidan con las cifras registradas.
• Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han reducido una
vez registradas.
El encubrimiento "temporal " y "permanente", se
refiere a la frecuencia de la acción necesaria para intentar llevar a cabo el
encubrimiento. Para que se dé un encubrimiento permanente, es necesaria una
acción única, mientras que para que se dé el encubrimiento temporal se ha de
repetir cada vez que se lleve a cabo la conciliación de las cuentas bancarias u
otro tipo de conciliación entre las cifras registradas y los activos reales.
Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en
lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se
registran las cantidades percibidas, Si los efectivos no registrados fueron
recibidos como un pago por algún otro activo por el cual la contabilidad fue
previamente bien registrada, la interceptación resulta en un déficit de la otra
cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la
situación anteriormente mencionada. Un ejemplo común de esta situación es la
interceptación y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudación sobre
cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros
ingresos para los cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento
permanente conlleva a una infravaloración de tales cuentas de ingresos o
beneficios.
Las sustracciones implican una disposición indebida de una cantidad que
ha sido registrada. Esta disposición puede registrarse o no. Si no se hace,
aparecerá una deficiencia, que podrá mantenerse descubierta o encubierta
temporalmente mediante una sobrevaloración en los recuentos de efectivo o en
las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la disposición de
la cantidad, ésta será reducida y existirá un encubrimiento permanente. El
registro puede llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o
dé a entender un desembolso correcto, o indirectamente, reduciendo la cantidad
registrada mediante la falsificación de los registros totales, anotaciones o
saldos correspondientes.
Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que
al registro de las operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra
el desembolso. Sin embargo, dan como resultado una infravaloración del pasivo
que puede ser abierta o temporalmente encubierta.
El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus
operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo
los reintegros o egresos de cuentas bancarias), preparación, sumas y subtotales
y anotación de asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones
mediante una observación, comprobación o verificación independientes.
El estudio preliminar del control interno debe incluir una examen
meticuloso con los empleados responsables y una referencia a los organigramas,
manuales de procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes
similares de información. El estudio podría incluir la inspección de
documentos, observación de procedimientos y pasos similares y de esta forma, en
cierta medida, cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria
llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre es éste
el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte del estudio
preliminar del control interno.
El estudio preliminar debería reflejar el mejor juicio hecho por el
auditor de la eficacia potencial de estos procedimientos y, en consecuencia,
este debería estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza
mental, competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible
efecto de cualquier cambio de los procedimientos o funciones, incluyendo los
cambios temporales durante las horas de las comidas, vacaciones, períodos de
enfermedad y circunstancias similares.
Debe considerarse también la situación financiera y otros aspectos de la
organización. En una organización próspera de crecimiento rápido, puede que la
dirección no estime necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla con
el de satisfacer las exigencias cada vez más fuertes a que se somete a sus
empleados. Una organización en una situación financiera menos sólida podría ser
tentada por falsos métodos de ahorro de costos eliminando o simplificando los
controles fundamentales.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus
saldos deben evaluarse según su potencial para prevenir o detectar los posibles
errores o irregularidades.
REGISTROS Y
FUNCIONES
Los "registros iníciales" son los primeros preparados por la
organización o sus agentes que se utilizan directamente o, mediante registros
intermedios, que constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales
registros iníciales copias de documentos (como duplicaciones de cheques),
cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los
"registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes que
sirven de medios de anotación en el Mayor General. Los "registros
intermedios" son todos los efectuados, en forma detallada y resumida,
entre los registros respectivos se preparan manualmente o mediante ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero, los
objetivos y requisitos de control interno difieren en cierto modo entre los
registros iníciales y los posteriores. En segundo lugar, los procedimientos y
la separación de responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio
sobre algunos de los registros, pero no sobre otros y deberían detectarse
cualesquiera de estas diferencias al evaluar los controles y relacionarlos con
los procedimientos de auditoria que se han de aplicar.
Al estudiar la asignación de funciones a los empleados, es necesario
incluir a todas personas que pueden modificar, insertar o suprimir datos en el
proceso de realización de la función estudiada. Las personas que preparan o
anotan los asientos deberían incluir no solamente a aquellos que registran los
asientos directamente, sino también aquellos que lo hacen de forma indirecta
preparando o manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se
obtengan los asientos. Entre las personas que preparan, calculan los totales o
registran los asientos deberían incluirse a aquellas que
Programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas
que preparan, calculan totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques
firmados o documentos deberían incluirse solo a aquellas que lo hacen en el
curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.
COBROS
Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de
interceptación o sustracción. Indudablemente, no todo el que tramita cobros
esta capacitado para cometer cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad
puede reducirse de forma diferente mediante los siguientes procedimientos;
Recomendación a los clientes para que envíen todas las remesas, giros o
letras de cambio directamente a un buzón cerrado bajo control del banco
depositado.
Envío de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no
efectúen el reintegro o egreso de ningún cheque a pagar a la organización.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. "Sólo para
ingreso en cuentas" en los haberes de la organización.
Depósito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda
disponer de los del día siguiente.
Aparte de los procedimientos anteriores u otros diseñados para impedir
irregularidades, las restantes posibilidades de control interno del efectivo se
centran necesariamente en la limitación de las posibilidades de encubrimiento.
Esto a su vez, pretende básicamente crear y mantener los registros contables y
comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos
oportunos.
Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el
objetivo obvio del control interno sobre este riesgo es asegurar un registro
inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento
depende de la naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias; en
consecuencia; en este capítulo se explican únicamente algunos conceptos
generales y distinciones a este respecto.
Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro puede
efectuarse prácticamente como un paso integral de la operación, este
procedimiento representa el medio de control más directo contra las
interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se incluye el
registro automático mediante dispositivos mecánicos cerrados con llave (como
máquinas registradoras, molinetes, contadores, etc.) y la restricción física de
acceso a las copias de impresos de cobro enviados directamente a los
remitentes. El elemento común de control en estos ejemplos es que el registro
se efectúa de forma simultánea al cobro y es observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, existe una
posibilidad de emplear un segundo medio contra la interceptación que consiste
en una participación mutua en la apertura del correo o vaciado de los buzones
de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro automático, así
como del registro inicial de tales cobros.
La tercera clase de control posible para impedir las interceptaciones
depende de algún tipo de fuente independiente para determinar o estimar la
contabilización de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una
cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.
Un ejemplo de esta posibilidad es la determinación de los cobros que son
competencia de los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante
inventarios de productos frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo
constituye la preparación independiente y el control de los cheques o facturas
de ventas minoristas, por parte del personal de ventas, para predeterminar las
cantidades que ha de cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades
son similares a las anteriormente expuestas porque la contabilización de los
cobros puede efectuarse para días o períodos concretos.
Por el contrario, la contabilización de cobros de cuentas a cobrar
registrados puede establecerse a partir de las tales registros, pero la
contabilización diaria no es normalmente posible. En consecuencia, la eficacia
de las cuentas a cobrar registradas como medio directo para establecer la
contabilización de los cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la
posibilidad de encubrir las interceptaciones mediante la "manipulación de
la cuenta de clientes" o mediante el abono de la misma por asientos que no
constituyan partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una "manipulación de la cuenta de
clientes", se efectuará posteriormente un abono en las cuentas de aquellos
clientes cuyas remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros
registrados a otros clientes. Esto da como resultado una especie de
encubrimiento temporal, ya que la cantidad acumulada en tales interceptaciones
en un momento dado, está representada por los errores en los saldos de las
cuentas de uno o más clientes. El requisito más obvio para impedir la
manipulación de los abonos en concepto de cobros de clientes es la separación
de las funciones de manipulación del cobro antes del registro inicial y de
anotación de los abonos en las cuentas de cobrar.
Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin
de lograr un encubrimiento permanente de las interceptaciones pueden
registrarse mediante asientos de cobros en concepto de descuentos u otras
deducciones concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como
previsiones o cancelaciones de saldos por parte de la empresa. En cualquier
caso, el requisito más obvio de control es exigir la aprobación de los abonos
por personas que no manipulan los cobros antes de su registro inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan
justificar la contabilización en cobros se incluye una gran variedad de ratios
y coeficientes o índices de resultados como las proyecciones de
disponibilidades, volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotación
de las cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotación u otro tipo de
contratos; los informes sobre equipos o eliminación de desperdicios; el interés
fijado o los dividendos de valores bursátiles; los registros de afiliación a
clubs u organizaciones similares; y los registros de asistencia o inscripción
en las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia respecto a éstos
y otras fuentes de información varia ampliamente según las circunstancias del
caso concreto y, per lo tanto, en este capítulo no se incluye una exposición
adicional.
Dado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al
registro inicial, cualquier persona que tramite los cobros posteriormente podrá
cometer este tipo de irregularidad. Los procedimientos mencionados
anteriormente constituyen unos impedimentos para la realización de
sustracciones, así come de interceptaciones.
A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las
sustracciones mediante una reducción de las cantidades registradas, la
deficiencia de efectivo será descubierta o bien encubierta temporalmente
mediante la falsificación de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones
de cuentas bancarias. Los procedimientos para controlar estas dos últimas posibilidades
se exponen en la sección referente a los saldos de caja y bancos.
La reducción de las cantidades registradas en concepto de cobros puede
llevarse a cabo falsificando la suma de los registros iniciales de cobros o la
preparación, determinación de totales o anotación de los registros intermedios
o finales de cobros o en el cálculo de los saldos de cuentas de caja o bancos
del Mayor General. Deberían estudiarse otras posibilidades de reducción
indebida de las cantidades registradas mediante asientos de Diario u otros
asientos en tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de este
capitulo. Un método para impedir la falsificación en cualquier etapa del
proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta función a
personas que no admitan cobros después de su registro inicial. Otro método
consiste en exigir que los registros iniciales que no sean susceptibles de
manipulación sean comparados en su totalidad con los depósitos diarios en las
cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados. Si
se depositan de forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual,
podrá tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna sustracción.
DESEMBOLSOS
Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier
persona que pueda extender cheques o solicitar efectivo. Puesto que
generalmente se aplican las mismas consideraciones de control interno a ambos
tipos de desembolsos y normalmente éstos últimos suelen representar una
cantidad menor, la exposición en esta sección se centrará en los desembolsos
mediante cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para extender cheques
por si mismas debería incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma,
los firmantes de cheques con dos firmas si los documentos justificativos no son
examinados por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender cheques
sin la aprobación de ninguna otra persona. Entre estos últimos debería
incluirse a las personas que preparan cheques si los documentos justificativos
no son examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se
encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las que manipulan
los equipos de firmado sin control independiente sobre el número y detalles de
los cheques firmados.
Se consideran procedimientos convenientes In restricción del acceso a
cheques en blanco y la utilización de papel no falsificable para impedir la
realización de sustracciones, aunque probablemente la eficacia de estos
procedimientos es limitada.
Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales cheques están
registrados, se verá reflejado en la reducción necesaria de las cifras
registradas y se producirá un encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustracción es
necesario:
1) que nadie pueda extender cheques por sí solo; o
2) que alguien, que no esté capacitado para extender cheques por sí
mismo, examine posteriormente los documentos justificativos. El primero de
estos métodos pretende impedir la realización de tales sustracciones y el
segundo su ocultación o encubrimiento.
Las personas que manipulan cheques firmados están en situación de
desviar un cheque legítimo de su debido destino y hacer uso propio del mismo.
Esta irregularidad haría necesaria generalmente una alteración del librado, una
falsificación del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador,
pero la experiencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la
perpetración de los mismos.
Dado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedores
legítimos, el resultado inmediato es una forma de encubrimiento temporal, ya
que las cuentas a pagar superarán a las cifras correspondientes registradas y
cabe esperar quejas por parte de los proveedores. En consecuencia, un
encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o
falsificador esté capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de
hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un período razonable. Los
pagos a los proveedores podrían hacerse mediante cheques duplicados, o
posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la
obtención de la cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del
exceso. En este último caso, el exceso constituye una sustracción. Los cheques
duplicados podrían estar justificados por copias de los documentos empleados
para justificar los cheques desviados o mediante documentos no cancelados
empleados para justificar otros cheques. El procedimiento más directo de
control para impedir la perpetración de desviación es limitar la manipulación
de cheques firmados a personas que nos participen en la preparación de recibos
u otros documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles
controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de los cheques
pagados para detectar evidencia de alteraciones o endosados irregulares y un
examen de los documentos justificativos por parte de las personas que tengan
funciones incompatibles.
SALDOS DE CAJA
Y BANCOS
Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son
asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la
cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es
suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organización. Este
último objetivo es un aspecto de control administrativo que se expone más
adelante en este mismo capítulo.
La cantidad disponible coincidirá, por supuesto, con la registrada si no
se han producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones.
Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal coincidencia
es la realización de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas
bancarias con carácter periódico. Este procedimiento, por si solo, debería ser
suficiente para desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la
irregularidades. Pare detectarlas es necesario que los recuentos y
conciliaciones sean efectuados:
1) por personas que no están
capacitadas pera perpetrar sustracciones o desvíos, como se ha expuesto
anteriormente, y
2) de tal forma que permitan detectar cualquier encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos
puede lograrse mediante: 1) la falsificación de los recuentos de efectivos o
conciliaciones bancarias; 2) la inclusión de partidas no válidas en los
recuentos de efectivo o depósitos bancarios; 3) la sustitución de partidas
validas de otros fondos de la organización.
"La falsificación de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias",
tal y como se utiliza en este capítulo, se refiere a un listado erróneo de las
partidas recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o extractos
bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliación o un
cómputo erróneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. La preparación de
los mismos por personas independiente, como se ha mencionado anteriormente, es
el método más directo de control de este tipo encubrimiento. Las dos
posibilidades restantes corresponderían a acciones llevadas a cabo por los
encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliación se está
llevando a cabo, y por lo tanto, deberían tenerle en cuenta las personas que
realizan estas funciones.
"Las partidas no válidas" se refieren a cheques, comprobantes
u otros documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de
efectivo con el pretexto de mantenerlos para un depósito, cobro o reembolso
posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que
cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la
inclusión de partidas no válidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones
bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos
similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobación independiente de
partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que
efectúa el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados por
los bancos, durante el período razonable con posterioridad al recuento de
efectivo.
"La sustitución de las partidas válidas" se refiere a la
utilización de depósitos bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la
organización para ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o
conciliación se está llevando a cabo. Entre las fuentes a partir de las que
puede efectuarse tal sustitución se encuentran los cobros no depositados,
fondos de explotación y cuentas bancarias. Un ejemplo corriente de
sustituciones consiste en la utilización de los cobros de un día o días posteriores
para efectuar un depósito bancario exigido por los cobros registrados de un día
anterior. Otro ejemplo consiste en el depósito de un cheque en una cuenta
bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina
"recambio". El principal procedimiento de control para evitar la
sustitución de los recuentos de efectivo constituye el recuento simultáneo de
todos los fondos a partir de los cuales sería factible efectuar la sustitución,
considerando la custodia y ubicación de los fondos respectivos. En lo que
respecta a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las
cifras correspondientes a los cobros no depositados, requiere que se registren
todas las cifras correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento.
La conciliación simultánea de todas las cuentas bancarias consiste también en
un método de protección contra "recambio". Sin embargo, dado que este
recambio también requiere un depósito no registrado en la cuenta bancaria a
partir de la que se giró el chequeo sustituido, podría emplearse un
procedimiento alternativo para evitar la sustitución que consiste en una
comparación de los depósitos reales con los cobros registrados desde la fecha
de la última conciliación de los demás cuentas bancarias.
Además de los errores e irregularidades anteriormente expuestos, los
saldos de caja y bancos son también susceptibles de una forma de distorsión
denominada "retoque de cuentas". Como se ha indicado anteriormente,
esta práctica no implica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la
posición financiera aparente, el ratio del capital circulante o la relación
entre los saldos de caja y otras, como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede
lograrse "manteniendo abiertos los libros de contabilidad" de forma
que se puede disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos
o mediante asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de
cierre de libros y los controles previamente mencionados para los recuentos de
efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir detectar este tipo de
distorsión; sin embargo, no es probable que se produzca si la dirección no da
instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de control interno
establecidos. En consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo
más eficaz de esta práctica.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
COBROS
Deberían verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras
deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros,
examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan
otros signos claros de validez.
Deberían verificarse las ventas al contado, efectuando una selección de
las mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas,
entregas, envíos o registros puntuales de inventario) y compararlos
posteriormente con los registros de cobros. Deberían verificarse los demás
cobros verificarse los demás cobros (otros que no sean los cobros
correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una
selección a partir de cualquier fuente de información independiente disponible
y comparándolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.
Debería verificarse la preparación de registros finales de cobros
efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta
los finales.
Deberían verificarse también las sumas y anotaciones de los asientos
correspondientes a los cobros.
DESEMBOLSOS
Se deben verificar los asientos en los registros iníciales de
desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los
cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como
librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados
cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente
para su depósito en un banco).
Deben verificarse también los asientos en los registros iníciales de
desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que
ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a
pagar. El examen de documentos justificativos debería comprobar la existencia
de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones
de cuentas.
Debe verificarse la preparación de los rasgos intermedio y final de
desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros
finales hasta los iníciales.
Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de
desembolsos.
SALDOS DE CAJA
Y BANCOS
La consideración de los procedimientos de; auditoría sobre saldos de
caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y
cuando, así como de qué forma se ha de hacer.
Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de
explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente
pequeños. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar la
importancia de tales saldos en relación con su respectivo papel y los objetivos
de auditoría para determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se ha
de efectuar.
Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos
importantes registrados, disponibles o en depósito, en una fecha tan cercana a
la del balance de situación como sea posible, según las circunstancias, aunque
en la mayoría de los casos coincide realmente con la fecha del balance de
situación. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar
los saldos de caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier
caso, debería efectuarse un examen simultáneo o procedimientos equivalentes,
como ya se ha explicado, a las cuentas en las que podría darse un encubrimiento
de una deficiencia importante mediante sustitución. De forma similar, debería
efectuarse un examen simultáneo o aplicarse un procedimiento similar en la
auditoría de valores bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que
pudieran obtenerse fondos para la sustitución en los saldos de caja y bancos.
Los restantes párrafos de esta sección describen de forma general los
procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados,
suponiendo que se efectúe un examen simultáneo si este es necesario, según las
circunstancias.
Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques,
comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de
explotación o a cobros no depositados, según sea necesario para una investigación
posterior.
Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado
como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de
cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.
Debería comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es
necesario, deberían depositarse en el banco o ser aprobados por una persona
responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.
Debería efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras
cuentas bancarias de la organización, relacionándolos con los registros de
desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultáneo, con la
lista asociada de cheques pendientes.
Deberían examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier
otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan
con la aprobación que se haya considerado necesaria en las circunstancias
presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podría ser
necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al período de
auditoría.
El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones
bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los
bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la
auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como
las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y
otras relaciones con los bancos.
Se debe hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados
bancarios con los cobros registrados durante un período suficiente, previo a la
conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en
otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la
fecha de la conciliación.
Deben cuadrarse los depósitos en tránsito mostrados en las
conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliación y
deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos
bancarios y cheques pagados durante un período razonable después de la fecha de
la conciliación. Deben examinarse los números y fechas de cheques y las fechas
de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cuáles
fueron examinados antes de la fecha de la conciliación y entonces comprobarlos.
con la lista de cheques pendientes de la conciliación.
Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y,
por lo tanto, se debe investigar íntegramente.
DESGLOSES
La clasificación de caja y bancos en el balance de situación incluye
normalmente depósitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro,
certificados de depósito y depósitos a la vista. Las partidas de libretas de
ahorro y certificados de depósito deberían presentarse por separado, a no ser
que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben
incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Además,
debe hacerse distinción entre el efectivo disponible. para operaciones
generales y el destinado a fines especiales.
Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un
saldo mínimo determinado, debería separarse este saldo restringido y
describirse en una nota a los estados financieros.
A esto se le denomina saldo de compensación y la información referente
al mismo debería tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de
las actas y examen del acuerdo sobre préstamos entre el banco y el cliente.
CONTROLES
ADMINISTRATIVOS
Los controles administrativos, tal y come se definen en las
Declaraciones de normas de Auditoría, Sección AU 320.27, incluyen, aunque no
están limitados, al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados
con los procesos de decisión que llevan a la autorización de las operaciones
por parte de la dirección. Tal autorización constituye una función de dirección
asociada directamente con la responsabilidad de consecución de los objetivos de
la organización y constituye el punto de partida para establecer el control
contable de las operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos,
ya que están relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no
es necesaria su evaliuación. Sin embargo, si el auditor independiente cree que
ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante
sobre la fiabilidad de los registros financieros", debería plantearse la
evaluación de los mismos.
AREAS DE
CONTROL ADMINISTRATIVO
En relación con la función de dar fe, el auditor independiente se
ocupará más de los aspectos financieros de la empresas. Sin embargo, cuando
lleve a caboservicios para la dirección se ocupará generalmente de los aspectos
operacionales, de forma similar al auditor interno.
A continuación se presentan ilustraciones de los controles
administrativos sobre cada y bancos:
Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles
administrativos más importante sobre caja y bancos es la proyección de
necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas
han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con
aumentos del volumen de ventas, gracias
a una planificación meticulosa del mismo. El auditor
puede revisar los datos fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe
sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos para reducir
las necesidades de efectivo.
Evaluación de los riesgos. Aunque en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a
veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de
mantener el control continuo, podría ser más razonable ampliar el trabajo de auditoria. En una oficina pequeña puede resultar difícil lograr una separación de
responsabilidades óptima y podría ser necesario realizar trabajos de auditoria
adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones
importantes, como el firmado cheques y la conciliación de cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisión de caja y
bancos, debe estudiar la eficacia de los procedimientos. Con frecuencia pueden
modernizarse los procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos todavía para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas
contribuirá a acelerar los depósitos bancarios. El auditor puede investigar si
es necesario llevar a cabo una verificación de las facturas cuyo importe sea
pequeño. El costo suele superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las
empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales podrían efectuar
todos los pagos en la oficina principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El
procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar
costosos. El auditor puede revisar la operación y sugerir un costo mínimo para
las facturas que se envíen a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal
mínimo de número de pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina
principal todavía controla el 98 % del importe de los pagos.
Confección de diagramas
de flujo. Una técnica analítica que emplean los auditores
frecuentemente es la confección de diagramas de flujo. Resulta especialmente inútil en la revisión de los controles
internos existentes sobre los cobros y desembolsos. Resulta útil para
representar las relaciones dentro de la empresa en forma de organigrama. Se trata también de una técnica básica de auditoría por ordenador.
Utilización de los fondos. El auditor debería conocer qué fondos no se
utilizan. Por ejemplo, en una
empresa con una cierta cantidad de instalaciones y
filiales podría existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las
filiales. El auditor puede efectuar un cómputo de los desembolsos medios y determinar el número de semanas para las que se habría de disponer de
efectivo en la filial concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible
es excesivo. Podría compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la
cantidad neta de nómina en la bancaria de nómina con el que supone el enviar telegráficamente
los fondos el mismo día en que tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales
restrictivos, como los fondos entregados en derecho a terceros quizá no
produzcan intereses. El auditor debería revisar los documentos pertinentes para
asegurarse de que la cantidad íntegra retenida es actualmente necesaria. Quizá
se hayan producido cambios que justifiquen una reducción de los fondos.
Aceleración del flujo de entrada de efectivo. La aceleración del flujo
de entrada de efectivo o ingresos en metálico equivale a un aumento de la
cantidad total de éste. Por lo tanto, el auditor debería conocer el método
mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un
buzón con llave para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad
"pendiente de pago", especialmente si la oficina central está situada
en una ciudad y se dispone de un buzón con llave en otra. Otra forma para
acelerar el flujo de
efectivo es exigir a los clientes una facturación
inmediata. Como parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que
todas las facturaciones se efectúan el día siguiente después de su envío. Los
métodos de reducción de los niveles de inventario y niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar también el flujo de
entrada de efectivo.
Desaceleración del flujo de salida de efectivo. La cantidad de efectivo
disponible puede maximizarse desacelerando el flujo de salida del mismo. los
pagos a los vendedores pueden efectuarse el último día del periodo de
descuento. El auditor puede determinar el periodo de máximo número cobros y
sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago coincidiendo con
él.
Distribución de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribución de las cuentas bancarias después de revisar los diversos gastos de servicio. Por ejemplo, si se mantiene una cuenta de nómina en un banco y el
fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nómina sin que produzca un interés en el saldo
del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el mismo banco, puede
existir una compensación y no efectuarse ningún cargo de servicio bancario.
OBJETIVOS
DE LOS AUDITORES EN EL EXAMEN DE LA CAJA.
En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son:
· Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en
efectivo.
· Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados
financieros del cliente.
Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado
en que los controles usados a tal propósito realmente funcionan en la práctica.
Los resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las bases para
evaluar la validez de las transacciones registradas por caja, la validez de los
métodos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general
de los registros contables.
El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que se presenta
la caja como parte de la posición financiera global del cliente es
relativamente simple, porque la caja, a diferencia de otros activos, virtualmente no presenta problemas de valuación, Para justificar la cantidad de caja que se menciona en el
balance general, los auditores llevarán a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales
como la de confirmación de las cantidades en depósito, comunicándose
directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo en la caja.
¿Cuánto tiempo dedicar a la auditoria de caja?
Los auditores ciertamente dedican una proporción bastante más grande de
horas de auditoria a la caja de lo que se justifica por el importe relativo del
efectivo que se presenta en el balance
general.
Se invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valorización en el
trabajo sobre inventarios y cuentas por
cobrar.
Otra razón que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el
efectivo es el activo más líquido y ofrece la tentación más grande para el
robo, el desfalco, y la malversación. El riesgo relativo es alto para los
activos líquidos y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de
alto riesgo con una investigación más detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener
razones específicas para sospechar de la existencia de fraudes de los
empleados, y puede pedir a los auditores que pongan interés en el examen de las
transacciones por caja.
CONTROL
INTERNO DE LAS TRANSACCIONES POR CAJA.
El departamento financiero, bajo la dirección de un tesorero, es
generalmente responsable de la mayoría de las funciones que se relacionan con
el manejo de la caja, Estas funciones incluyen; aprobación de crédito, manejo y depósito de ingresos a caja; firma de cheques, inversión del dinero ocioso: y custodia del efectivo, los
valores cotizados y otros activos negociables. Además, el
departamento financiero participa activamente en el proceso de pronosticar el
requerimiento de efectivo, y hace arreglos de financiamiento a corto y largo
plazo.
Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los
procedimientos operativos que reforzarán los controles sobre los ingresos a
caja y los desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales de operación.
Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el
efectivo pueden resumir como sigue:
1. No permita que un mismo empleado maneje una transacción desde el
principio hasta el fin.
2. Separe el manejo de la caja del registro contable.
3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.
4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.
5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de
registro de caja.
6. Deposite intactos todos los días los ingresos a caja.
7. Haga todos los pagos con cheques, con excepción de los gastos por
caja chica.
8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen
empleados que no sean responsables de la expedición de cheques o la custodia de
efectivo.
Si la política de la compañía permite el pago de los gastos utilizando los ingresos en
efectivo, se ocultan más fácilmente los desembolsos ficticios y la exageración
de los pagos reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques después de
una comprobación adecuada. Cualquier retraso en el depósito de cheques aumenta
el riesgo de que éstos resulten incobrables. Más aún, los ingresos no
depositados representan fondos ociosos, los que no son un activo que produzca
rendimientos.
CONTROL
INTERNO SOBRE VENTAS EN EFECTIVO
El control sobre las ventas en efectivo es más fuerte cuando dos o más
empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada
transacción con un cliente.
Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados
que recoge un portero cuando se admite a los clientes. Si los boletos o las fichas de venta están numerados en serie y se responde por todos los números, esta
separación de responsabilidad en la transacción es un medio efectivo para evitar el fraude.
Control interno sobre los cobros al cliente
En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten
principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta situación ofrece poca
oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le permita recibir y
depositar estos cheques y además registrar los créditos a las cuentas
de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarán de
un cliente a otro.
Control interno sobre los desembolsos en efectivo.
Para presentar el problema en términos positivos, todos los pagos
deberán hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores
que se hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en
cierto modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el
uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal
es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque.
Otras ventajas incluyen:
· La centralización de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados, únicamente
las personas autorizadas para firmar cheques.
· Un registro permanente de desembolso.
· Una reducción en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
Aspectos de control de los fondos de caja chica.
Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan
periódicamente para reponer el fondo estén de acuerdo con la cantidad de
desembolsos del fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece
con un saldo fijo.
CONTROL
INTERNO SOBRE LAS SUCURSALES.
Las compañías que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal
no están sujetos a una supervisión directa deben cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte
control interno. Un dispositivo de protección es la apertura de una cuenta de
banco "en un solo sentido" en la cual se depositan intactos los
ingresos diarios por el gerente de la sucursal. Sin embargo, el gerente de la sucursal no está autorizado para escribir cheques con cargo a
esta cuenta; solamente la oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que envíe
los estados de cuenta y los cheques pagados directamente a la oficina matriz. La oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco a
su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la sucursal se conserve
muy bajo.
Se logra un control aún mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en la que los clientes de la sucursal envían sus
remesas a una caja de oficina postal controlada por el banco. El banco registra
y procesa las remesas, e informa periódicamente de los cobros a la oficina
matriz.
Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema
de fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta
se agota el gerente de la sucursal envía una lista de los desembolsos a la
oficina matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no
el gerente de la sucursal, es la que está autorizada para hacer depósitos en
esta cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envían
a la casa matriz para conciliación. Una variación de este procedimiento para el
control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada
cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbón a la
oficina matriz. Los cheques están numeradas en serie, y la oficina matriz toma
en cuenta todos los números de la serie.
EL CONTROL
INTERNO Y LA COMPUTADORA
El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la
caja. Como se comentó anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo
puede reforzarse por el uso de terminales de registro en línea. Los avisos de
remesa, o los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes
pueden perforarse para procesarse por computadora.
PAPELES DE TRABAJO PARA LA
AUDITORÍA DE LA CAJA
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las
transacciones por caja, y una evaluación del control interno para la caja.
Otros papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento,
arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de
compensación, conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulación,
listas de cheques investigados, las conclusiones escritas de los auditores
respecto a la fuerza del control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control
interno.
Programa de Auditoria para la Caja
· Estudio y evaluación del control interno para la caja.
· Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.
VALORES, OTRAS INVERSIONES Y SU RENDIMIENTO
Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas
razones. Y el efectivo que se requiere en los períodos activos de las
operaciones estaría ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la
estación floja. La inversión temporal de dinero ocioso en tipos selectos de
valores cotizados es un elemento de buena administración
financiera. Tales posesiones se ven como una reserva
secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja,
susceptible de convertirse rápidamente en efectivo en cualquier momento, a la
vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante.
Objetivos de
los auditores al examinar los valores
En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de
determinar si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen
el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del
cliente, que están valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que están adecuadamente clasificados en el
balance general.
El control
interno sobre los valores
En virtud de que la mayoría de los valores son fácilmente negociables el
problema de la protección física tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las
cuentas por cobrar. La revisión del control interno por parte de los auditores
indicará el grado y la dirección del trabajo de auditoría que se requiera en un
trabajo en particular.
1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra
y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona
que lleve el registro de las inversiones.
2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen,
y el rendimiento respectivo en intereses y dividendos.
3. Autorización de todas las transacciones de compra y venta por
funcionario responsables.
4. Registro de los valores a nombre de la compañía.
5. Inspección física periódica de valores por un auditor interno o un
funcionario que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia
o registro contable de las inversiones.
Papeles de trabajo de la auditoria para valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque
una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente
suficiente para cada clasificación de valores en el balance general.
Programa de
auditoria para valores
Los procedimientos más apropiados para una auditoria en particular
dependen de los estudios de los auditores y de la evaluación del control
interno sobre los valores, así como sobre otros aspectos del trabajo. Por
ejemplo, si el compromiso incluye la preparación de la declaración del impuesto del cliente, se tendrán que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propósitos de la
auditoria pueden no ser esenciales.
Otras
Inversiones.
Un Certificado de depósito de un banco es un recibo que da un banco por
un depósito de fondos durante un tiempo específico, Generalmente los
certificados de depósito son negociables, y ganan una tasa de interés mayor que las cuentas de ahorro bancarias comunes.
Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad asegurada,
emitido por un banco que tiene problemas financieros, los auditores deben
considerar la posible necesidad de una reserva por pérdida en el certificado.
El término papel comercial describe los pagarés no asegurados emitidos
por sociedades por período generalmente menores de un año. Los auditores deberán
inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los
emisores. Si los auditores deberán inspeccionar los papeles comerciales del
cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda
respecto a la recuperabilidad del papel comercial, deberán investigar situación
financiera del emisor.
Presentación
de otras inversiones en el balance general
Como se dijo en el Capítulo 11, certificados de depósito que tienen
importancia en cuanto a su cantidad se presentan por separado en la sección del
activo circulante del balance general. El papel comercial también puede
presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la
de valores cotizados que se incluyen como activo circulante.
Certificado de Depósito: Un recibo emitido por un banco por un depósito
de fondos durante un tiempo específico.
Papel Comercial: Pagarés a corto plazo no garantizado emitidos por
muchas de las grandes por período de un año o menos.
Solicitud de Confirmación: Valores Una carta preparada por un cliente,
dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de valores propiedad del cliente,
solicitando al tenedor que responda directamente a los auditores independientes
dándoles una información completa de los valores y el propósito para el que los
guarda.
Luego del anterior estudio se logró conocer entre los aspectos más
resaltantes que las distorsiones que se suelen presentar pueden estar relacionadas
con el momento del registro de asientos legítimos o con el de los incorrectos.
Del análisis previos se desprende que los procedimientos de control interno y de
auditoría relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la
posibilidad de mantener unos registros de caja y bancos, mientras que el
control interno sobre los saldos se ocupa de determinar que la cantidad real
del efectivo disponible en caja y bancos se ajusta a la registrada. Igualmente
se expusieron las posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que
afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y a los
procedimientos de control interno asociados.
El análisis precedente de las posibilidades de errores e irregularidades ha
pretendido poner de manifiesto los propósitos de los procedimientos de
auditoría que se cometieron y el análisis correspondiente de los requisitos de
control interno pretendía servir de guía para conocer el grado de su
aplicación.
En cuanto a la Auditoría de valores y títulos negociables se observó que
la administración también puede decidir conservar algunas inversiones en valores
cotizados sobre una base semipermanente. El tiempo que se retienen estas
inversiones puede quedar determinado por la tendencia de los mercados de valores y por la situación del impuesto
sobre la renta de la compañía, así como por las necesidades del
Efectivo. Las inversiones en valores pueden efectuarse también con el propósito
de conservar el control o la influencia sobre compañías afiliadas.
Aún cuando la inversión en acciones comunes es el medio básico para
conservar el control sobre las subsidiarias, los auditores encuentran a
encuentran a menudo que se conceden créditos entre las compañías afiliadas por medio de la adquisición de bonos o pagarés.
DEFINICION DE AUDITORIA
INTERNA
En Junio de
1999, la Junta Directiva de “The Institute of Internal Auditors” aprobó la
siguiente definición de Auditoría Interna.
"Auditoría
Interna es una actividad independiente que revisa en forma objetiva y brinda
consultoría en orden a agregar valor en la ejecución de las operaciones de la
organización.
Ayuda a la organización a cumplir sus
objetivos con un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
eficiencia del sistema de administración de riesgos, control y proceso de
gobernabilidad".
La necesidad de objetividad e imparcialidad, especialmente importante
para el departamento de auditoría interna de las entidades financieras, no necesariamente
excluye la posibilidad de que el departamento de auditoría interna se involucre
en asesoría y consultoría.
Algunas entidades financieras utilizan el autocontrol para revisar su
control interno; ésta es una herramienta útil, pero no es un sustituto de la
auditoría interna.
OBJETIVOS Y TAREAS DE LA
FUNCION DE AUDITORIA INTERNA
Principio 1
La Junta Directiva de la entidad financiera tiene la última
responsabilidad para asegurar que la Alta Administración establezca y mantenga
un efectivo sistema de control interno, un sistema de medición para valorizar
los diferentes riesgos al nivel de la actividad bancaria, un sistema para
referir los riesgos al nivel del capital de la entidad financiera, métodos
apropiados para monitorear el cumplimiento de las leyes, regulaciones y la
supervisión de las políticas internas. Al menos una vez al año, la Junta
Directiva debe revisar el sistema de control interno y el procedimiento de
medición del capital.
Principio 2
La Alta Administración de la entidad financiera es responsable del
desarrollo de procesos que: identifiquen, midan, monitoreen y controlen los
riesgos incurridos por la entidad financiera. Al menos una vez al año, la Alta
Administración debe informar a la Junta Directiva sobre el alcance y
funcionamiento del sistema de control interno y procedimiento de medición del
capital.
Principio 3
Auditoría interna es parte del sistema de monitoreo dinámico, de los
sistemas de control interno de la entidad financiera y de los procedimientos
internos de medición del capital, porque la auditoría interna provee una
medición independiente de la adecuación y cumplimiento con las políticas y
procedimientos establecidos por la entidad financiera. En este contexto, la
función de auditoría interna ayuda a la Alta Administración y a la Junta
Directiva en aliviar parcialmente sus responsabilidades en su área de
actuación.
El documento alude en este contexto, a la revisión de:
G Sistema de control interno.
G Procedimientos de administración de riesgos y sus metodologías.
G Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de información
electrónica.
G Registros contables y estados financieros.
G Salvaguarda de activos.
G Medición del capital y su relación con los riesgos.
G Una apreciación de la economía y eficiencia de las operaciones.
G Que se cumplan con las leyes, regulaciones y códigos de conducta
aprobados
G Investigaciones especiales
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
INTERNA
Función permanente, continuidad
Principio 4
Cada entidad financiera debería tener una función de auditoría interna
permanente. En el ámbito de sus deberes y responsabilidades, la Alta
Administración debería tomar todas las medidas necesarias para la operación de
una adecuada función de auditoría interna según el tamaño y naturaleza de sus
operaciones. Estas medidas incluyen proveer de los recursos apropiados a la
auditoría interna para el logro de sus objetivos.
CONTROL INTERNO
El control
interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una
empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus
estados contables , frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
DEFINICIÓN
El sistema de control interno comprende el plan de la
organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA O INSTITUCION
Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un
adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no
necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas
delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo
de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se
requiera en función de la complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten
órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las
mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así
fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno
estructurado.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de
sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:
·
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
·
La mayoría de los controles hacia transacciones o
tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
·
El factor de error humano
·
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los
controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no
vulnerable a estas circunstancias.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE
Dos tipos de controles internos
(administrativos y contable)
El control interno administrativo no esta limitado al plan de la
organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la
eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización
y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de
los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:
1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la gerencia
2- Se registran los cambios para:
* mantener un control adecuado y
* permitir la preparación de los ee.cc.
3- Se salvaguardan los activos solo acezándolas con autorización
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
Ej. Cotización de compras , el más
barato
Perfecta registración de ingresos de MP-.
LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES
Los estados contables son un resumen de los efectos económicos de:
·
intercambios generados por funcionarios
·
valuaciones modificatorias de dichos intercambios (
Ej. Resultado x Venta )
Intercambios : Son las transacciones relazadas con el exterior
de la organización estas pueden ser : adquisición o venta de servicios, bs de cambio, de uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos ; etc.
Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta la : fecha, parte, descripción , cantidad, precio .
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS
Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe
capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva información; el control interno debe asegurarse de que tal registración ocurra.
CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria no es un estado
financiero básico sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se
guarda en los archivos permanentes de la compañía, pero para entender bien el
tema
Primero comenzaremos a hablar del tema
entendiendo que es conciliar que es: conciliar2. (Del lat. conciliare). Componer y
ajustar los ánimos de quienes estaban opuestos entre sí.
Así pues al hablar de conciliación bancaria es
componer y ajustar las cuentas bancarias de la empresa, que las cuentas que hay
en el banco sean las mismas que las están registradas.
Existen tres razones básicas por las cuales el
saldo del banco no concuerda con al que aparece en los libros de una compañía o
empresa:
1.- depósitos en transito
2.- cheques pendientes de cobro
3.- errores del banco
Al contrario de esto hay 5 razones fundamental
por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que
aparece en los bancos.
1.- cargos por servicios bancarios
2.- deposito de cheques sin fondos
3.- cobro de documentos
4.- pago de documentos
5.- errores en los libros
Una vez recibido el estado de cuenta bancario se
procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para determinar la
razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que
muestra el estado del banco existen tres formas de conciliar los saldos del
banco y el de los registros contables (libros).
1.- a partir del saldo de los registros contables
de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta
2.- con base en el saldo de cuenta se llega al
saldo en libros
3.- por conciliación cuadrada, en la que se
parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado
El procedimiento conciliar el saldo en bancos
es:
•se anota el saldo que aparece en el estado de
cuanta del banco
•con los comprobantes de deposito se verifica si
los depósitos realizados por al compañía concuerdan con los depósitos que
aparecen en el estado del banco
•se identifican en orden numérico los cheques
girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta
•después de completar los puntos 2 y 3 , se
revisa si existe algún error
El procedimiento para conciliar saldo en libros
es:
• anotar el saldo, tal como aparece en los
libros de la empresa
• se revisa si exciten algunos cobros de
documentos e intereses realizados por el banco.
• Se verifica si se han efectuado deducciones
por:
Cargos
por cobro dev Cargos por servicios bancarios v Depósitos de cheques SF recibidosv Pagos de documentos e
intereses vdocumentos Elaborar una relación
desde todas las deducciones, con importes yvde clientes se restan del subtotal anterior.
Una vez hecha la conciliación bancaria ya que se
hagan deducciones o adicciones el saldo, debe hacerse un asiento para
registrarlo en libros. Después de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al
mayor, la cuenta de bancos se presentara el saldo conciliado, que es el saldo
correcto. La suma del total de adiciones en la sección del estado en que se
concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la a cuenta bancos. La
suma total de deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo
en libros se acredita a esta cuenta.
Nota: Cada tema tendrá:
Pruebas de Conocimientos
Tareas
Trabajos Individuales
Trabajos en Grupos
Clase Magistral
Ejercicios Prácticos
Bibliografía
·
Auditoria
·
Tomo II
·
Control
Interno
·
Áreas
Específicas de Implantación
·
Procedimientos
y Control
·
Edición
1997
·
Edición
Especial para Cultural, S.A.
·
Enciclopedia
de la Auditoría
·
Océano
Centrum
·
Principios
de Auditoría
·
Walter
B. Meigs
·
E. John Larsen y Robert
F. Meigs
·
2da.
Edición
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